Betriebsveranstaltung
Februar 21, 2017
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November 29, 2018

Mein erster Mitarbeiter

Mein erster Mitarbeiter

– die ersten Schritte als Arbeitgeber

 
Es ist soweit, Sie brauchen Unterstützung in Ihrem Betrieb. Der erste Mitarbeiter soll eingestellt werden. Jetzt ist für die erste Gehaltsabrechnung für den Mitarbeiter so einiges zu tun.
Ich habe für Sie einen kleinen Leitfaden zusammengestellt, damit es mit der ersten Gehaltsabrechnung auch klappt. Arbeitsrecht lasse ich in diesem Artikel außer Betracht. Auch die Mitarbeitergewinnung. Es geht hauptsächlich darum, der Mitarbeiter ist da und muss nun abgerechnet werden, bzw. was braucht das Lohnbüro oder der Lohnabrechner. Was ist ganz praktisch zu tun?

Ein Überblick:
Schritt 1: Arbeitsvertrag
Schritt 2: Arbeitgeberdaten
Schritt 3: Mitarbeiterdaten
Schritt 4: Anmeldung des Mitarbeiters
Schritt 5: Bezahlung einstielen
 

Schritt 1 - Arbeitsvertrag

Sie werden mit Ihrem zukünftigen Mitarbeiter bestimmte Konditionen aushandeln, wie Gehalt, Urlaub, Kündigungsfristen, befristet oder nicht befristet, was hat der Arbeitnehmer zu leisten, Verschwiegenheit, Wettbewerbsverbot, Weihnachts- oder Urlaubsgeld, Internetnutzung etc. etc.
Diese halten Sie in einem Arbeitsvertrag fest. Muster für Arbeitsverträge jeglicher Art, ob Minijob oder Midijob, fest angestellt oder befristet, Teil- oder Vollzeit, hält das Internet in Hülle und Fülle parat. Ich möchte an dieser Stelle nicht näher darauf eingehen.

Haben Sie keinen Arbeitsvertrag, dann greift das Nachweisgesetz (NachwG). Dies schreibt vor:
„Der Arbeitgeber hat spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.“ § 2 Abs. 1 NachwG
Was ich damit sagen will ist, es besteht in jedem Fall Handlungsbedarf.
Hier der Link zum Nachweisgesetz, hier steht aufgelistet, was in der Niederschrift stehen muss.
https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/NachwG.pdf
 

Schritt 2 - Arbeitgeberdaten


Arbeitgeberstammdaten für den Personaler oder Lohnbüro:


Anschrift Arbeitgeber:
Gerade wenn Sie diese separat herausgeben, benötigt das Lohnbüro - ich wäre z.B. ein Lohnbüro, sobald ich eine Lohnabrechnung übernehme – Ihre Anschrift. Das ergibt sich ja meistens sowieso aus den Verträgen die Sie mit einem Dienstleister abschließen müssen.

Bankverbindung Arbeitgber:
Dies wird auch für die Stammdaten im Lohnprogramm benötigt.

Die Betriebsnummer
Sie brauchen, um die Sozialversicherungsmeldungen und die Beitragsnachweise an die jeweiligen Krankenkasse abzuführen eine Betriebsnummer. Wie bekommen Sie eine?
Die Bundesagentur für Arbeit vergibt die Betriebsnummern.
und ist ganz einfach zu beantragen. Hier geht es zum Link der Bundesagentur

Finanzamt:
Hier ist es ratsam einmal das Finanzamt anzurufen. In der Regel ist ja schon eine Steuernummer vorhanden. Die kann auch für die Abführung der Lohnsteuer übernommen werden.
Trotzdem ist ein Anruf sinnvoll, einmal kurz mit einem Mitarbeiter sprechen und zu klären, was zu tun ist.
Und um ggf. das Abgabeintervall der Lohnsteueranmeldung sowie der Zahlung - monatlich, quartalsweise, bzw. jährlich - zu besprechen.

Berufsgenossenschaft:
Welche Berufsgenossenschaft kommt für Sie als frisch gebackener Arbeitgeber in Frage. Darüber können Sie sich auf der Webseite des DGUV – Deutsche gesetzliche Unfallversicherung informieren.
Hier der Link wie Sie sich über die Wahl der Berufsgenossenschaft informieren können: DGUV
Sobald Sie herausgefunden haben, welche Berufsgenossenschaft für Sie die Richtige ist, ist es empfehlenswert dort einmal kurz anzurufen, ob Sie auch jetzt tatsächlich bei der Richtigen Berufsgenossenschaft sind. Jetzt können Sie sich dort anmelden. Das geht mittlerweile online ganz gut. Immer auf der Webseite der jeweiligen Berufsgenossenschaft bzw. Unfallkasse. Falls Sie die Lohnabrechnung extern vergeben haben, kann das auch das Lohnbüro übernehmen. Sie bekommen innerhalb weniger Tage Post. Diese bitte unbedingt an die abzurechnende Stelle weiterleiten.
Der Entgeltabrechner (möglicherweise machen Sie das auch selbst, dann benötigen Sie das) benötigt:

  • Name der Berufsgenossenschaft/Unfallkasse
  • Ihre Mitgliedsnummer
  • PIN
Die PIN ist enorm wichtig, weil hierüber die Abfrage der Stammdaten erfolgt und am Ende des Jahres die digitale Meldung.
Jährlich werden folgende Daten an die Berufsgenossenschaft übermittelt:
Gesamtgehalt aller Mitarbeiter und die Arbeitsstunden. Sie bekommen im Laufe des Folgejahres eine Abrechnung darüber. Nun, sind alle Stammdaten für den Arbeitgeber beisammen!
 

Schritt 3 - Mitarbeiterdaten

Damit der Mitarbeiter nun angelegt und abgerechnet werden kann, benötigt der Entgeltabrechner folgende Unterlagen vom Mitarbeiter:
  • Arbeitsvertrag
  • Stammdaten
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Sozialversicherungsausweis
  • Nachweis über die Elterneigenschaft, wenn vorhanden
  • Immatrikulationsbescheinigung bei Werkstudenten
  • Arbeitserlaubnis im Falle ausl. Arbeitnehmer
  • Schwerbehindertenausweis
  • Mögliche Unterlagen über Vermögenswirksame Leistungen, Direktversicherungen etc.
  • Minijobber: Befreiungsantrag falls gewünscht
Im folgenden nun Erläuterungen zu den einzelnen og. Punkten

Stammdaten Mitarbeiter
Der Personalstammdatenbogen sollte enthalten:
  • Name, Anschrift des MA
  • Geburts-Datum und Geburts-Ort
  • Sozialversicherungsnummer- Synonym Rentenversicherungsnummer
  • Krankenkasse
  • Steuer ID-Nr. (sofern nicht pauschal versteuerter Minijobber),
  • Bruttolohn bzw. Stundenlohn (bitte beachten Sie das Mindestlohngesetz),
  • Bankverbindung des Arbeitnehmers
  • Tätigkeit
  • Wochenarbeitszeit
  • Beschäftigungsbeginn

Gesonderte Fragen bei Aushilfen/Minijob zu:
  • Student/Schüler ja/nein
  • Rentner ggf. Rentenbescheid reinreichen
  • Arbeitslos gemeldet ja/nein
  • Beamter/Pensionär ja/nein
  • Werden weitere Beschäftigungen ausgeübt. Bei Ja Angaben zu
    Firma, seit:, bis: Std./Woche, €/Monat
    je Arbeitgeber eine Zeile (Dies ist wichtig zur Beurteilung, ob eine Minijob noch vorliegt)
Elterneigenschaft - Exkurs
Die Elterneigenschaft hat steuerliche und rentenversicherungstechnische Auswirkungen. In Deutschland zahlen kinderlose Arbeitnehmer einen 0,25 Prozent höheren Aufschlag auf eine Pflegeversicherung, als Arbeitnehmer mit Kindern. Der Nachweis, ein eigenes Kind zu haben, führt zur dauerhaften Befreiung. Das gilt auch für Pflegekinder, Stiefkinder und Adoptivkinder. Bei adoptierten Kinder gilt, dass sie bei der Adoption nicht älter als 18 Jahre waren. Dann greift die Elterneigenschaft nicht. Um die Elterneigenschaft nachzuweisen, müssen entsprechende Dokumente vorgelegt werden. Der Gesetzgeber schreibt jedoch keine konkrete Form vor. Gültig sind daher:
  • Geburtsurkunde des Kindes
  • Abstammungsurkunde
  • Auszug aus dem Geburtenregister
  • Auszug aus dem Familienbuch
  • Vaterschaftsanerkennungsurkunde
  • Adoptionsurkunde
  • Bescheinigung der steuerlichen Lebensgemeinschaft vom Einwohnermeldeamt
  • Kindergeldbescheinigung der Familienkasse
  • Dokumente, die den Bezug von Mutterschafts- oder Erziehungsgeld nachweisen
  • Nachweis über genommene Elternzeiten
  • Einkommensteuerbescheid
Arbeitsvertrag
Bitte legen Sie Ihrem Lohnbüro oder Entgeltabrechner auch einen Arbeitsvertrag vor. Hier kann man einige wichtige Angaben entnehmen, wie z.B
  • beim Midijob. Hat der MA erklärt, ob er zur RV optieren will oder die Gleitzonen-Regelung in Anspruch nimmt.
  • beim Minijob: verzichtet ein Minijobber auf die Rentenversicherungspflicht (Opting Out) etc
  • .
Opting Out bei Minijobbern:
Als Minijobber kann man sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Es gibt auf der Seite der Minijobzentrale dazu einen Befreiungsantrag. Möchte dies der Mitarbeiter, dann muss dringend dieser Antrag ausgefüllt und unterschrieben werden.
 

Schritt 4 - Die Anmeldung des Mitarbeiters:

Wenn alle Daten vorhanden sind, dann wird der Mitarbeiter angemeldet und zwar:
  • beim Finanzamt via ELSTAM-Meldung
  • bei der Krankenkasse per SV-Meldung zur Kranken-, Renten-, Pflege- sowie Arbeitslosenversicherung
ELSTAM-Verfahren ersetzt die Lohnsteuerkarte

Seit 2014 ist die Lohnsteuerkarte auf Papier entfallen. Dort waren die Steuerklasse und Religionszugehörigkeit, Kinderfreibeträge etc. vom Finanzamt eingetragen. Das gibt es jetzt nicht mehr. Anstelle der Lohnsteuerkarte gibt der Mitarbeiter nun seine Steuer ID-Nr. an. Die Steuerdaten sind in einer Datenbank beim Finanzamt hinterlegt. Mithilfe dieser ID kann und muss nun der Lohnabrechner mit Hilfe des Lohnprogramms die Daten abrufen. Zunächst wird der Mitarbeiter via ELSTAM dort angemeldet und dann erst können die Daten abgerufen werden. Die Bereitstellung der Daten seitens des Finanzamts kann unter Umständen ein paar Tage dauern.
Diese abgerufenen Daten sind zwingend anzuwenden. Ist der Mitarbeiter der Meinung, diese stimmen nicht, muss er sich selbst ans Finanzamt wenden und es klären.

Krankenkasse – Arbeitgeberbogen
Der Mitarbeiter wird mit einer sogenannten Sozialversicherungsmeldung bei seiner Krankenkasse angemeldet. Jetzt passiert folgendes, wenn Sie als Arbeitgeber dort noch nie Mitarbeiter hatten, wovon ich jetzt in diesem Artikel ausgehe, dann bekommen Sie einen Brief von der Krankenkasse. Einen Fragebogen zur Eröffnung eines Arbeitgeberkontos. In der Regel kommt auch ein SEPA-Lastschriftmandat. Diesen Fragebogen unbedingt ausfüllen und der Krankenkasse zurücksenden.

 

Schritt 5: Der Mitarbeiter ist angemeldet – Zahlungen

Bezahlung - Nettlohn
Wie Sie den Nettolohn an den Mitarbeiter auszahlen ist Geschmackssache. Entweder lassen Sie sich eine Zahlungsliste geben, wo die Bankverbindung des MA und der auszuzahlende Betrag draufsteht und überweisen diesen Betrag. Von mir bekommt man z.B. auf Wunsch auch schon vorausgefüllte Überweisungsträger, diese braucht man nur noch unterschreiben und zur Bank bringen. Oder aber Sie entnehmen den Betrag aus der Lohnabrechnung und überweisen den Betrag.

Krankenkassenbeitrag:
Meine dringende Empfehlung: Sie bekommen beim Arbeitgeberbogen auch ein SEPA-Lastschriftmandat. Bitte erteilen Sie der Krankenkasse das Lastschriftmandat. Denn eine monatliche Überweisung ist immer anfällig für Verzüge. Das kostet alles Mahngebühren, macht den Buchhalter struppelig, weil er die Gebühr extra buchen muss und es ist einfach ärgerlich. Man hat einen Punkt mehr, den man überwachen und im Auge behalten muss.
Automatisiert ist hier das Zauberwort.
Frist zur Zahlung: der drittletzte Banktag, der Beitragsnachweis ist dementsprechend 2 Arbeitstage vorher zu melden.

Lohnsteuer:
Wie ich unter Schritt 1 Punkt Finanzamt schön erwähnt habe, gibt es unterschiedliche Fristen, wann die Lohnsteueranmeldung und die Zahlung zu erfolgen hat.
  • Monatlich: immer zum 10. des Folgemonats
  • Quartal: immer zum 10. des Folgemonats
  • Jährlich: im Januar
Auch hier meine dringende Empfehlung, erteilen Sie dem Finanzamt ein Lastschriftmandat. Auf der Webseite Ihres Finanzamtes gibt es sicherlich ein Formular zum Download.

So, fertig!!! Alles geschafft, die Lohnabrechnung kann nun zur Routine werden.
 
Geht es Ihnen nach dem Lesen des Artikels jetzt so?! - Es wird schon alles werden!!! Es war nur ein bisschen viel auf einmal.

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