Wie ich Ihnen schon unter der Seite "Ordnung im Büro" beschrieben habe, fallen bei einer Gründung zwangsläufig Belege an. Auch digitale Belege sind Belege. Es gibt ein Gesetz, welches die Aufbewahrung unserer Unterlagen genaustens festlegt. Darauf werde ich auf dieser Seite eingehen.

Aufbewahrungspflichten

Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:

• Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz
• Die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und
• Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Also alles was Ihre Buchhaltung betrifft bewahren Sie bitte auf. Auch Lieferscheine und Angebote, E-Mails und deren Anhänge, die in diesem Zusammenhang stehen.

Aufbewahrungsfristen

Es ist auch festgelegt, wie lange die Unterlagen aufzubewahren sind.

10 Jahre aufbewahren:

Bücher und Buchhaltungsdaten, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege, Lagebericht auch elektronisch gespeicherte, sind 10 Jahre aufzubewahren.

6 Jahre aufbewahren:

Geschäfts- und Handelsbriefe, sonstige Unterlagen wie Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen.

Definition Geschäftsbrief (Handelsbrief):
Als Geschäftsbrief gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Buchungsbelege haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt.

Formen der Aufbewahrung

• Aufbewahrung im Original Achtung: Die Unterlagen müssen gut geschützt werden. In einem Raum aufbewahren der vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit schützt. Und es muss gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem Papier nicht verblasst. Thermobelege die man z.B. bei Staples erhält bitte kopieren.
• Bildliche Wiedergaben Originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium. Gewährleistung einer lesbaren bildlichen Wiedergabe Sie muss alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten.
• Inhaltliche Wiedergabe Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, das die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und das die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.

BITTE BEACHTEN: THERMOBELEGE VERBLASSEN!!!! Diese sind unbedingt zu kopieren!!! Zu den Thermobelegen zählen die meisten Kassenbelege. Ich kann das gar nicht oft genug sagen. Denken Sie bitte daran, dass Sie Belege 10 (!) Jahre aufbewahren müssen, Thermobelege halten in einer Klarsichthülle vielleicht 2 Jahre. Auch wenn einem das unverständlich erscheint, aber es sammelt sich wirklich viel in 10 Jahren an, da können Sie den Überblick nicht behalten. Das Gesetz ist unmissverständlich. Sie haben die Belege aufzubewahren und zwar leserlich aufzubewahren.