Ordnung im Büro
Von der Wiege bis zur Bahre, Formulare, Formulare
So sagt schon der alte Volksmund. Wenn man sich selbständig macht, fallen Formulare, Papiere und Belege an. Oder wie mein Zahnarzt gesagt hat "Als Selbständiger hat man immer etwas abzuheften". Darum soll es in diesem Artikel gehen. Wohin mit dem ganzen Kram?Viele Selbständige kommen nicht aus dem kaufmännischen Bereich, wie z.B. Heilpraktiker, Masseure oder Coaches. Dennoch darf das kaufmännische nicht vernachlässigt werden, um den selbstänidgen Erfolg nicht zu gefähren. Hier möchte ich Ihnen auf dieser mit Tipps und Tricks zur Seite stehen. Unten ist ein Kontaktformular, geben Sie mir eine Rückmeldung worüber Sie einen Artikel lesen möchten oder wenn Sie persönlich meine Hilfe brauchen, scheuen Sie sich nicht mich zu kontaktieren.
Die ersten Schritte in die Selbständigkeit führen zum Gewerbeamt, um das Gewerbe anzumelden, hier gibt es das erste Formular. Und vom Finanzamt gibt es ebenfalls ein Formular. Auch Freiberufler müssen sich beim Finanzamt melden und bekommen ebenso ein Formular. So geht es los. Und schon haben Sie etwas aufzubewahren.
Also müssen wir uns etwas Platz schaffen, um Verträge, Belege und Bescheide vom Finanzamt, Gewerbeanmeldungen, Versicherungen und Belege für die Buchhaltung zu archivieren.
Hinzu kommen noch Aufbewahrungspflichten und -fristen, dh. Sie haben in jedem Fall ein Archiv zu führen.
Beginnen Sie hiermit:
Schauen Sie sich ein kleines Eckchen aus und überlegen sich eine Ordnung. Ich gebe Ihnen einen kleinen Überblick, was man alles machen kann.
Bevor Ihnen der Wind von allen Seiten entgegebläst, heften Sie lieber ab ;-).
Es gibt verschiedene Ordnungssysteme:
Welches Ordnungssystem passt zu Ihnen? Gucken Sich sich Ihren Raum an, den Sie dafür schaffen möchten und wieviel Platz Sie haben.
Hier ein paar Tipps, wie Sie Ihre Ordnungstruktur anlegen können.
Nutzen Sie das Deckblatt und schreiben darauf was sich alles darin befindet.
Auch hier eignet sich ein eigener Ordner. Am Anfang kann man das ruhig zusammen fassen.
Meine Ablage-Empfehlung für Einnahmen-Überschuss-Rechner, kleine Unternehmer, Freiberufler: Belege hinter den Kontoauszug heften, auf dem die Zahlung verbucht wurde.
Belege, die mit der Kreditkartenabrechnung bezahlt wurden zur jeweiligen Kreditkartenabrechnung heften.
Belege, die über das paypal-Konto bezahlt wurden zum paypal-Konto heften. Bitte immer paypal-Kontoauszug ausdrucken und mit in die Buchhaltung legen.
Im Kontoauszug lässt sich nicht immer eindeutig erkennen, an wen gezahlt wurde und was.
Barbelege gesondert abheften, chronologisch (nach Datum) sortieren.
EC-Karten-Belege wieder hinter dem jeweiligen Kontoauszug heften.
Je nach Umfang entweder in verschiedene Ordner oder zusammen in einem Ordner, durch Trennlaschen getrennt, aufbewahren.
(Für Unternehmen die nach dem Betriebsvermögensvergleich buchen oder die Kreditorisch oder Debitorisch buchen, ist dieses System nicht geeignet.)
Schaffen Sie sich einen Ort, wo Sie noch nicht bezahlte Rechnungen aufbewahren. Das kann ein Ablagefach, eine Klarsichthülle, eine Fächermappe oder ein Briefordner sein. Alles was nicht abgebucht wird und überwiesen werden muss, an einem festen Ort aufbewahren. Sobald es bezahlt ist, bitte einen Vermerk auf die Rechnung schreiben. z.B. bez. am Datum. Oder per Bezahlt Stempel mit Datum. Belege dürfen ruhig "sprechen". Oder wie meine Dozentin vom bbh immer sagt "Sie notieren zu wenig". Denken Sie an Ihren Buchhalter, wir sind keine Hellseher.
Sind die Rechnungen bezahlt, dann kommen diese wieder hinter den jeweiligen Kontoauszug.
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Briefordner
- Hängeregistraturen
- Ablagefächer
- Pultordner
- Fächertaschen
- Schubladeneinsätze für Regale
Welches Ordnungssystem passt zu Ihnen? Gucken Sich sich Ihren Raum an, den Sie dafür schaffen möchten und wieviel Platz Sie haben.
Hier ein paar Tipps, wie Sie Ihre Ordnungstruktur anlegen können.
Verträge
Das können Mietverträge, Telefonverträge, Leasing, Versicherungen sein. Hier ist zu empfehlen, einen Ordner anzulegen, wo langfristige Unterlagen abgeheftet werden. Je nach Umfang dementsprechend die Ordneranzahl.Nutzen Sie das Deckblatt und schreiben darauf was sich alles darin befindet.
Gewerbeanmeldung und Finanzamt
Auch hier eignet sich ein eigener Ordner. Am Anfang kann man das ruhig zusammen fassen.
Betriebsausgaben und Belege
Dazu gehören:- Kontoauszüge (bitte unbedingt ein Geschäftskonto einrichten lassen, viele Selbständige fangen nebenbei an und nutzen ihr Privatkonto)
- Kreditkartenabrechnung
- paypal-Konto
- sonstiges was mit dem Zahlungsverkehr zu tun hat
- Barbelege (Quittungen etc.)
- EC-Kartenbeleg (zählt zu den Barbelegen, auch wenn es vom Konto abgebucht wird)
- Rechnungseingänge (Rechnungen die bezahlt werden müssen)
Meine Ablage-Empfehlung für Einnahmen-Überschuss-Rechner, kleine Unternehmer, Freiberufler:
Je nach Umfang entweder in verschiedene Ordner oder zusammen in einem Ordner, durch Trennlaschen getrennt, aufbewahren.
(Für Unternehmen die nach dem Betriebsvermögensvergleich buchen oder die Kreditorisch oder Debitorisch buchen, ist dieses System nicht geeignet.)
Noch nicht bezahlte Rechnungen
Schaffen Sie sich einen Ort, wo Sie noch nicht bezahlte Rechnungen aufbewahren. Das kann ein Ablagefach, eine Klarsichthülle, eine Fächermappe oder ein Briefordner sein. Alles was nicht abgebucht wird und überwiesen werden muss, an einem festen Ort aufbewahren. Sobald es bezahlt ist, bitte einen Vermerk auf die Rechnung schreiben. z.B. bez. am Datum. Oder per Bezahlt Stempel mit Datum. Belege dürfen ruhig "sprechen". Oder wie meine Dozentin vom bbh immer sagt "Sie notieren zu wenig". Denken Sie an Ihren Buchhalter, wir sind keine Hellseher.
Sind die Rechnungen bezahlt, dann kommen diese wieder hinter den jeweiligen Kontoauszug.
Vermeiden Sie solche Stapel! Drehen Sie den Stapel um und sortieren Sie alles z.B. in Hängeregister. Sonst verlieren sie den Überblick. Stellen Sie sich vor, Sie müssen an ein Papier ganz unten im Stapel. Falls Sie überhaupt noch wissen, dass es da zu finden ist. Alles komplett abbauen, das Papier rausfischen und dann wieder stapeln. Sobald es nicht mehr bearbeitet werden muss, dann ab in die entsprechenden Aktenordner. Und das Beschriften nicht vergessen.